A estas alturas, cualquiera que haya tenido contacto con el mundo empresarial sabe que el trabajo administrativo va mucho más allá de rellenar hojas de Excel o tramitar facturas a mano. Las empresas (da igual si son grandes o pequeñas) se apoyan en herramientas digitales para funcionar con agilidad, mantener su contabilidad al día, gestionar clientes, automatizar cobros o simplemente saber cuánto les queda en caja. Sin embargo, cuando uno se asoma a los contenidos que se imparten en los ciclos formativos de Administración y Finanzas, la sensación es que, en muchos casos, la formación sigue anclada en sistemas obsoletos que apenas preparan para la realidad del día a día en una oficina.
El alumnado aprende conceptos fundamentales, como contabilidad básica, gestión de impuestos, comunicación empresarial o principios de economía. Todo eso está bien, claro. El problema surge cuando terminan el ciclo y se encuentran con una pantalla que les pide introducir asientos contables en un ERP, generar facturas electrónicas para un cliente extranjero o conciliar una remesa bancaria con decenas de vencimientos. En ese momento, muchos se dan cuenta de que lo aprendido no basta. Y es que una cosa es saber cómo funciona una factura, y otra muy distinta es manejar de forma fluida un entorno digital desde el que se controlan todas las áreas clave de la empresa.
Una formación útil, pero desconectada.
No se trata de criticar el contenido teórico que se enseña, porque sigue siendo necesario para entender los fundamentos del trabajo administrativo. Lo que falla es la forma de aplicarlo. Aprender a cumplimentar documentos a mano o memorizar modelos fiscales tiene un valor limitado si luego todo ese trabajo se realiza desde plataformas digitales que automatizan gran parte del proceso. De hecho, muchas de estas plataformas ya incorporan módulos que permiten generar modelos tributarios con los datos que el sistema ha ido recogiendo, de forma que el papel del profesional cambia por completo: ya no es tanto introducir datos, sino supervisar, interpretar y detectar posibles errores.
El gran reto aquí está en adaptar la formación a lo que realmente se van a encontrar quienes trabajen como auxiliares administrativos, técnicos contables o responsables de facturación. No se trata de convertir los ciclos en academias de software, pero sí de incorporar prácticas reales con herramientas que estén activamente en uso en el tejido empresarial, sobre todo el de las pymes, que son las que más necesitan personal que se ponga manos a la obra desde el primer día.
Trabajar como se trabaja fuera del aula.
Una de las formas más efectivas de aprender es enfrentarse a escenarios realistas. Y en el mundo de la administración eso significa gestionar facturas, pedidos, remesas o balances como se haría en una empresa de verdad. No basta con simularlo sobre papel o con programas genéricos que no se parecen en nada a lo que luego se usa en una pyme. Lo ideal sería que en los módulos de Gestión Financiera, Contabilidad o Procesos Administrativos se dedicaran horas a trabajar con software ERP, con plataformas de facturación electrónica o con herramientas de control de tesorería reales.
Esto tiene varias ventajas. Por un lado, permite que los estudiantes se familiaricen con los menús, las rutinas y la lógica de este tipo de programas, lo que les da soltura. Por otro, les ayuda a entender mejor por qué es importante lo que están aprendiendo. Porque cuando ves cómo un asiento contable mal hecho repercute en el resultado de un trimestre fiscal, o cómo un error en el IVA puede afectar a una remesa SEPA, empiezas a mirar los contenidos teóricos con otros ojos.
La presión digital en las empresas pequeñas.
Aunque parezca que este tema afecta más a las grandes corporaciones, la realidad es que son las pequeñas y medianas empresas las que más acusan la falta de personal con experiencia digital. Muchas veces no pueden permitirse contratar a alguien con años de experiencia, ni pagar una consultoría externa para digitalizar sus procesos. Por eso, cuando incorporan a una persona joven que acaba de terminar un ciclo, esperan que llegue sabiendo usar, al menos, un sistema de facturación estándar, o que sepa cómo cargar productos, emitir facturas recurrentes, aplicar descuentos por volumen o configurar plantillas.
El problema viene cuando esa persona ha aprendido a manejar solo programas ofimáticos, y no sabe lo que es una API, no ha oído hablar de conciliación bancaria automática, ni entiende cómo se relaciona una factura con un pedido de proveedor. Y esto crea una especie de choque generacional digital, en el que la tecnología va por un lado y la formación por otro.
Un aprendizaje que destaca en el currículum.
Para un alumno recién salido del ciclo, saber manejar software real puede ser lo que le abra las puertas en una entrevista de trabajo. No hace falta dominarlo todo, pero sí es útil poder decir que has trabajado con una herramienta específica, que sabes generar facturas electrónicas con todos los requisitos legales, que entiendes lo que es una trazabilidad documental o que has utilizado informes automáticos para analizar márgenes de beneficio. Ese tipo de competencias son cada vez más valoradas por las empresas, porque agilizan la adaptación al puesto y reducen los tiempos de formación interna.
Aquí es donde entra en juego el concepto de aprender trabajando. Y no hablamos de la formación dual, que también tiene su valor, sino de que el propio centro educativo adopte soluciones reales en sus prácticas diarias. Porque si desde el aula se trabajan casos prácticos con software utilizado en empresas reales, el salto al entorno laboral deja de ser tan brusco y se convierte en una transición mucho más natural.
Integrar herramientas como parte del contenido, no como añadido.
Uno de los errores más habituales es tratar el uso de software como un “extra” dentro del currículum, como si fuera algo opcional o anecdótico. En realidad, debería ser justo lo contrario: parte troncal de la formación. Es decir, que cuando se enseñe a confeccionar un presupuesto, también se enseñe a hacerlo dentro de una herramienta digital. Que al explicar cómo se archiva la documentación, se muestre cómo se hace en un entorno con firma digital o con trazabilidad. Que, al hablar de pagos, se vea también cómo se genera una remesa SEPA desde una plataforma conectada con la banca electrónica.
Lo mismo ocurre con la gestión de almacenes, la emisión de tickets, la declaración de impuestos trimestrales o la creación de informes financieros. Todo esto ya no se hace a mano. Por eso, usar herramientas que simulen procesos empresariales reales ayuda a reforzar el aprendizaje, a hacerlo más tangible y a que cada paso tenga sentido dentro de un engranaje más amplio.
La función del profesorado en esta transformación.
Para que esto funcione, hace falta que el profesorado también esté cómodo con el uso de estas herramientas. No siempre es así, ya que en muchos centros los recursos formativos son limitados, o no se actualizan con frecuencia. A veces se depende de software educativo que no tiene nada que ver con el que luego se encuentra el alumnado en el trabajo. Por eso, una vía interesante es que los propios docentes participen en cursos de actualización tecnológica o establezcan colaboraciones con empresas proveedoras de software para integrar sus herramientas en el aula.
Según nos cuentan desde ERPLoop, muchas pymes y profesionales autónomos están dando el salto a sistemas integrales de facturación electrónica completamente web, que no requieren instalación ni mantenimiento técnico, y que permiten a cualquier usuario acceder a todas las áreas de su negocio desde un solo panel. Este tipo de soluciones son ideales para trabajar también en entornos formativos, porque simulan entornos reales y enseñan al alumnado a desenvolverse en situaciones que va a encontrar en su primer empleo.
El contexto legal también obliga a avanzar.
Además del cambio tecnológico, hay que tener en cuenta que las normativas en materia fiscal y contable están evolucionando de forma rápida. La implantación de la facturación electrónica obligatoria, la digitalización de libros contables, la trazabilidad fiscal, la conexión directa con la Agencia Tributaria o las nuevas normativas de protección de datos han hecho que el uso de software especializado no sea una opción, sino una necesidad legal.
Esto significa que quien no sepa utilizar estas herramientas tendrá que aprender a marchas forzadas en el momento en que le toque incorporarse a un puesto de trabajo. Y eso crea desigualdades, frustraciones y, en muchos casos, abandono temprano por no poder adaptarse al ritmo del entorno.
Una oportunidad para generar valor real desde la educación.
Más allá de la preparación laboral, incorporar software real en los ciclos formativos también mejora la percepción del propio estudiante sobre la utilidad de lo que está aprendiendo. Se siente más cerca de lo que va a hacer en el futuro, entiende mejor cómo se relacionan las distintas áreas de una empresa, y se forma una imagen más clara de su papel dentro de ella. Además, puede descubrir nuevas habilidades que no sabía que tenía: gestión, análisis de datos, visión comercial, automatización de procesos, atención al cliente digital…
Este método práctico beneficia tanto al alumno como también al centro educativo, que se convierte en un espacio de formación más conectado con el tejido empresarial, más atractivo para las empresas a la hora de buscar talento, y más eficiente a la hora de preparar a sus estudiantes para lo que realmente van a necesitar.
